Traitement et Validation des Dossiers de l'Administration Publique
BTI DMS est une solution de gestion électronique des documents spécifiquement conçue pour répondre aux exigences complexes des administrations publiques. Ce système intégré permet de traiter et valider efficacement les dossiers administratifs, garantissant conformité, transparence et efficacité dans la gestion des affaires publiques. Grâce à BTI DMS, les administrations peuvent moderniser leur gestion documentaire, tout en assurant un service de qualité aux citoyens.
Caractéristiques Principales Traitement des Dossiers Administratifs Numérisation et Capture Automatique : Conversion des dossiers papier en formats numériques grâce à une numérisation de haute qualité, permettant une gestion électronique complète. Classification Automatique : Organisation intelligente des dossiers selon des critères définis (type de dossier, service concerné, etc.), facilitant l'accès et le traitement des informations. Indexation et Recherche Avancée : Ajout automatique de métadonnées pour chaque dossier, permettant une recherche rapide et précise à travers l’ensemble du système.
Validation des Dossiers Workflows de Validation Personnalisés : Création de circuits de validation adaptés aux besoins spécifiques des administrations (ex. : approbation des demandes, vérification de conformité). Contrôles de Conformité Automatisés : Vérification automatique des dossiers en fonction des réglementations en vigueur et des procédures internes, garantissant leur conformité avant validation. Notifications et Alertes : Notifications automatiques pour les actions nécessaires et alertes en cas de délais dépassés ou de non-conformité, assurant ainsi un suivi rigoureux.
Gestion et Archivage Sécurisé Centralisation des Dossiers : Centralisation des dossiers de différentes administrations dans un seul système, permettant une gestion cohérente et une accessibilité interservices. Archivage Conformité : Archivage numérique sécurisé respectant les normes légales de conservation des documents publics, assurant leur intégrité et leur pérennité. Sécurité des Données : Protection avancée par cryptage et gestion des droits d'accès, garantissant la confidentialité des informations sensibles.
Suivi et Traçabilité Historique Complet : Conservation d'un historique détaillé de toutes les actions effectuées sur chaque dossier, permettant une traçabilité totale pour les audits et les contrôles internes.
Avantages pour l'Administration Publique Amélioration de l'Efficacité : Réduction des délais de traitement et de validation grâce à l'automatisation, permettant une meilleure réactivité aux demandes des citoyens. Transparence et Conformité : Renforcement de la transparence administrative et respect rigoureux des réglementations grâce à des contrôles automatisés. Optimisation des Ressources : Diminution de la charge de travail administratif, permettant aux agents de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Amélioration de l'Accès à l'Information : Facilitation de l'accès à l'information pour les agents publics et les citoyens, favorisant un service public plus efficace.
